在我这么多年所接触的网络环境之中，似乎只存在两种情况，管理员要么就大量使用公有文件夹，要么就根本不用。似乎可以说，有些管理员认为公有文件夹是很好的东西，就像每天吃的薄面包片一样，而另一些管理员则因为不了解他们而还没有意识到他们的价值。

　　一个公有文件夹实际上是一个信息的仓库，您可以在里面存储消息、文件（作为消息附件）、日历或者联系人。公有文件夹的意义在于，如果您的公司或组织有一些大家都可以访问的公有信息，那么只需简单的把这些信息放在公有文件夹里，用户就可以通过Outlook来访问它们了，这点在普通的文件共享中是无法实现的。

　　大家都知道很多关于Exchange服务器的操作都是通过系统管理工具来实现的，不过这次的公有文件夹则不是，创建和访问公有文件夹都是通过Outlook来完成的。

创建公有文件夹

　　要创建公有文件夹，请打开Outlook并展开公有文件夹容器，在所有公有文件夹容器上单击鼠标右键并选择新建文件夹命令，然后会弹出一个对话框要求您输入三部分的信息。首先，您得为新的公有文件夹取一个名字，然后，您必须选择该文件夹的内容。内容可以是邮件、可以发送的文件、日历文件、联系人、甚至是任何Outlook能够识别的文件类型。最后，您还需要遍历公有文件夹树型目录然后选择新的文件夹的位置。上述工作都完成后，单击确定，一个新的公有文件夹就创建好了。

　　现在我们已经知道如何创建一个公有文件夹了，下面来看看怎样管理该文件夹的权限。尽管公有文件夹是通过Outlook来创建的，但我们却要通过Exchange系统管理工具来设置它的权限。