明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务：

　　如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函？
　　如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？
　　如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条？

　　关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件，利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具体开始之前请先下载案例文件[包括：信函(主文档).doc、信函和信封(数据源).xls、员工工资管理(数据源).mdb、工资条(主文档).doc]。

　　第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第三个任务提供Access表格，操作完成之后你会发现过程都是大同小异，使用非常简单。

　　(一) 制作大量信函

　　由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件，所以接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例文件制作即可。

　　1. 启动Word2003（其他版本一样），打开主文档“信函(主文档)”案例文件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。

　　2. 如果任务窗格没有显示，选择菜单“视图→任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并“任务窗格(图2)。

图 2

　　3. 接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择：“信函”(图3)。

图 3

　　4. 单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。

　　5. 单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。从这里可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择“键入新列表”单选框，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过，为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源，“信函和信封(数据源)”案例文件，于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接(图4)，打开“选取数据源”对话框。

图 4

　　6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图5)。

图 5

　　7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框，可以在这里选择哪些记录要合并到主文档，默认状态是全选。这里保持默认状态，单击“确定”按钮(图6)，返回Word编辑窗口。

图 6

　　8. 单击下一步：撰写信函链接，进入“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。

　　9. 先选中主文档中的“[收信人姓名]”，接着单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域(F)：”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来我们选中“客户姓名”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中(图7)。

图 7

　　10. 先关闭“插入合并域”对话框，然后选中“[服务帐号]”，用同样的方法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主文档中，合并完成后效果如下面(图8)。

图 8

　　11. 可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。

　　12. 检查确认之后，就可以单击下一步：预览信函链接，进入“邮件合并向导”第五步：预览信函。首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可以浏览批量生成的其它信函(图9)。

图 9

　　13. 浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事，因为用传统方法做起来很麻烦的任务，已经被聪明的Word完成了。确认正确无误之后，单击下一步“完成合并”，就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的10份信函了，为什么有10份信函呢？还记得这是因为数据源表格中的记录数只有10个的原因嘛？在弹出“合并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围，这里我们采用默认选择“全部”(图10)。

图 10

　　14. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸，单击“确定”按钮，弹出“打印”对话框，再单击一次“确定”。一会儿之后，10份专业的信函就出现在你面前了。

　　现在使用邮件合并制作大量信函的任务就初步完成了，可能有的朋友会问，如果我不想把信函打印出来，而是想直接发Email给这些客户，该怎么操作啊？是的，随着网络的普及Email早已被大多数企业所接受，所以有这个想法非产不错，实现起来也很简单。

　　请返回本操作过程的Step3，也就是“邮件合并向导”的第一步，如图3所示。在“选择文档类型”区选中“电子邮件”单选框就可以了，后面的操作完全一致。不过有两点要注意：一是数据源表格中必须包含“电子信箱”字段，二是“邮件合并向导”的第六步完成合并中，“合并”区出现的是“电子邮件”链接，单击它后，打开“合并到电子邮件”对话框，单击“收件人”框的下拉箭头，在弹出的列表中显示了数据源表格中的所有字段，我们选择“电子信箱”字段，这就让Word知道把信往那里发。

　　然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题，如“时代公司服务信函”，同前面一样在这里也可以指定电子邮件的范围。最后，单击“确定”按钮(图11)，Word就启动Outlook进行发送邮件的操作了，同时要注意你的Outlook要能正常工作才能最终完成任务哦。

图 11