用Excel完成工作，把数据录入到工作表中是最基础的步骤。也许大家在想：这有什么好学的，只要会打字不就行了吗？
实际情况可不是想像中这么简单，不同的工作需要不同的数据格式，Excel工作表中有各种数据类型，我们必须理解工作表中不同数据类型的含义，分清它们之间的区别，才能为圆满地完成任务打下坚实的基础。同时学会各类数据的输入、使用和修改是必备的基本能力。
上次我们介绍了Excel工作表中不同数据类型的含义，以及第一个相关实例：《快速整理个人通讯录》，今天介绍的这个实例对教师朋友来说比较实用，为了方便对学生的管理，我们经常需要制作如图11所示的学生基本信息表。
在这个实例中，我们将主要学习“学号”列数据的输入和“性别”列数据的输入。
（图片较大，请拉动滚动条观看） 操作方法与步骤
1. 先提出一个问题：在本例中的“学号”列 “59911024101”等数据，是属于数值类型还是属于文本类型的？
2. 如果大家和上一个实例中处理过的手机号码比较一下不难得出答案：虽然它们的外观都是由数字组成，但实质却为描述性的文本，所以当然是文本类型的。
3. 笔者为什么反复强调这一点呢？读者朋友不妨试验一下，在一个单元格中输入学号“59911024101”，然后故意把该单元格的宽度调整得小些，我们可以看到问题出来了，由于Excel默认把组数字作为数值处理，所以当单元格宽度不够时就显示为该数字的科学计数法格式(图 12)。显然，这并不是我们希望看到的。
4. 上一个实例中我们学习了通过在数字前加一个“’”符号，通知Excel把数字作为为文本处理。这里我们学习一下在输入之前通过“单元格格式”对话框通知Excel把输入的数字作为文本处理的方法。
5. 先选中要输入学号的单元格，比如A4:A50，选择菜单“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”，单击“确定”即可(图 13)。
6. 返回Excel编辑窗口后，在A4中输入学号“59911024101”，Excel便会把它作为文本处理，单元格左上方出现绿色小三角，数字默认为左对齐。
说明：文本类型的数据，Excel默认为左对齐；数值类型的数据，Excel默认为右对齐，所以我们可以根据默认的对齐方式，就能看出Excel把它作为何种类型处理。
