功能模块 基于收发文档一体化的实现机制，可将系统分为如下几个子模块。
（1） 系统管理
作为系统管理员，他可以对整个系统进行维护，包括人员维护、科室维护、模块维护、人员职能维护、人员职务维护、用户权限维护、用户口令维护、系统配置项的维护另外还可以对全局公告栏的类别进行维护。
（2） 发文管理
发文管理是一个单位对具有约束能力文件形成过程的一种管理。如执行发文拟稿、核稿、会审、会签、签发、文书打印、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成，所有的工作流程可以由用户自定义，所有的送交批阅痕迹，修改痕迹，操作时间和操作人都被详细保留。同时，对发文系统还提供全文检索、条件检索等功能。
它主要的用于像公司规章制度的形成、档案室制度的形成、财务室制度的形成、干部任免文件的形成、职工奖罚规定的形成、库存管理制度的形成、安全生产制度的形成、及其它对所有人都具有约束性的文件的形成过程。
图(2)是整个发文的流程图，用户可以根据需要选择其中的某些步骤来完成发文的管理。
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（3） 收文管理
收文管理主要对外来公文进行登记和处理。主要用于登记像税务局发来的文件、公安部门发来的文件、总公司发来的文件行业主管部门来文的处理过程、协作单位发来的文件处理过程、兄弟单位发来的文件处理过程、及其它外来的公文文件的处理过程。
主要的处理过程有：收文登记、主任拟办、领导批示、处室承办、传阅、送交归档等功能。在领导批办界面可以将文件送往更高一级的领导进行审批，到底由哪些处室承办，送交给哪些处室由最高领导决定。管理人员可以通过“收文查询操作”对收文处理全过程进行跟踪与监督。
对办理完毕的收文系统还提供全文检索、条件检索、统计等功能。
图(3)是整个收文的流程图，用户可以根据需要选择其中的某些步骤来完成收文的管理。
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（4） 档案管理
对本部门或其它部门发送的文件进行接收，然后将文件进行组卷（将文件组入某一案卷中）、移卷（将某案卷中的文件移动至其它案卷）、移出（将某案卷中的文件移出案卷）。对于未立卷的收发文文件，可以组卷。对于档案可以进行封卷，拆卷，销毁案卷，对封卷的案卷或未封卷的案卷都可以进行借阅和查询管理，您可以在此进行档案的借阅、归还。还可以对档案的阅读权限进行有效地分配管理。
