现代办公室非常讲求效率。要提高工作效率，完善的内部通讯必不可少，而电脑恰恰扮演着重要的角色。不过电脑只是硬件，它还需要相关的服务和软件工具的配合。专门为办公室设计的通讯工具不少，发展至今已经相当成熟，不仅功能强大，而且大部分是免费的。例如本文所介绍的软件，除了方便机构内部员工沟通外，还可以随时获得全新的资料，而且还可在网上代为安排工作。使用这些软件，有如为公司增添不少得力员工。
作为公司内部员工之间的通讯，一定要借助网络作为联系。这里所指的网络除公司内部的网络(如LAN、WAN及intranet)外，互联网(internet)也是经常被人们使用的。通过这些网络，无论是小型公司还是上万人的大公司、总公司与分公司、部门与部门、上司与下属、同事与同事，又或者是小组之间，大家都可以随时进行各种沟通。包括传递信息(在线或离线)、交换文件、Online小组会议、电子邮件、工作分派等，全部都胜任有余。此外，这些功能齐备的通讯工具还提供增值服务，可以为使用户提供各种各样的信息。包括即时的财经消息、最新天气预报、新闻及搜寻资料等。此外，它还可以作为用户的私人助理，例如约会提示及工作联络人资料库等。只要好好利用，不但能提高工作效率，还可以将日常的工作安排得更加有条理。
目前，市面上专为办公室设计的通讯工具有不少，著名的有ICQ、Yahoo！ICQ、AOL及Excite，另外还有一些专门提供类似服务的网站。下面，笔者就为大家介绍一些当前极受欢迎且功能齐全的通讯服务和工具，它们全部都是免费的。
