随着INTERNET的高速发展，电子公文的概念已经越来越受到广大政府部门的重视，并在近1-2年得到一定的发展。之所以电子公文会逐渐出台，最为主要的原因是，传统公文已经越来越不能满足政府部门对公文的时效性、保密性、保存性的要求。
在我国,传送红头文件一直是党政各级机关以及企事业单位实现上情下达的唯一正式渠道。每天都有大量的公文通过传统的邮递方式流转于全国各地，协调和维持着各级行政部门的正常运转。因此也是国内电子公文的一种主要形势。而办公自动化是现代办公必然趋势，但是随着时代的变迁、社会的发展、技术的进步，传统邮递红头文件的方式的弊端日渐明显，并且随着办公自动化的推广应用，原有的公文管理模式已远远不能满足党政各级机关以及企业单位信息化建设的需要。
邮递方式传送公文的弊端
·速度慢：在国内，以邮递方式发送公文，至少需要3至4天的时间，多至数周时间；
·易丢失：在邮递过程中，很容易发生由于地址不详，邮递员疏忽等原因造成的丢失；
·易泻漏：由于邮递过程复杂，手续繁多，公文泻漏的可能性相对较大。
电子公文的优势
电子公文，将纸质公文(特别是其红头和公章，签名等)通过专有的技术处理成为数字化信息，并且以完善的安全技术手段解决了相应的数据传送和输出的问题，从而实现利用计算机网络进行公文的管理以及远程传送，为各种办公自动化系统的推广实施铺平了道路。电子公文现行方式有了质的提高，具有速度极快，保密性好，易于存档，不会丢失，版面规范等显著优点。
电子使用专用硬件对整个文件作运算，大大提高了可靠性；而软件和硬件双重加密及独特的打印防伪技术，保证在任何情况下（包括机械故障或人为损坏）都不能将公章打印到别的文件上，或将公章签名等盖到空白页上，保证打印数据不会被人窃取。在全过程中，将电子红头、电子公章及签名与文件紧密结合起来，用任何方法都不能拆开。
电子公文的输出要求
彩色打印机是把电子公文转换成大量纸质文件的最后一道屏障。 因此，电子公文系统对打印机的速度，成像，稳定性和兼容性都有极高要求。
首先彩色喷墨打印机，由于打印质量不高，并且会褪色等缺点，根本无法应用到电子公文的输出。只有彩色激光才能够满足电子公文的输出。并且对彩色激光打印机有以下的特殊要求：
·幅面要求：由于政府公文除16开的文件，不少都是8开的文件，这就需要A3幅的彩色激光打印机。
·速度要求：政府部门是一个需要高效办公的部门，并且在很多的情况下是一个部门的多人共享1台彩色激光打印机，故要求需要彩色激光拥有比较高的速度。要求彩色激光打印机打印彩色拥有6PPM彩色。
·打印成本要求：几乎每个政府部门每天都需要处理，发送大量的彩色激光。因而打印量很大，这就需要有比较合理的打印成本。
·性能稳定要求：一旦采用电子公文方式，政府部门就需要每天打印文件，这就要求打印机有稳定的性能，很少出现故障，否则一旦延误，将对政府部门的工作带来很大的不利影响。GDI打印模式作为WINDOWS的标准，具有非常稳定的性能，且操作简单。速度快捷，比较适合电子公文系统。
·网络支持要求：几乎每个政府部门都拥有自身的网络，因而这应该是1台网络彩色激光打印机，支持高速打印，自身附带网卡。
·机器价格：政府部门作为行政部门，一旦采用电子公文，就需要比较大量的购买，一般来说，经费有限，目前基本上都要求有合理的价格。附带网卡的价格应该在3-4万元。由于几乎所有的政府部门都彩色PC机工作，因而不需要选择PS打印机。
