美能达Magicoor 6100D的电子公文解决方案

　　随着INTERNET的高速发展，电子公文的概念已经越来越受到广大政府部门的重视，并在近1-2年得到一定的发展。之所以电子公文会逐渐出台，最为主要的原因是，传统公文已经越来越不能满足政府部门对公文的时效性、保密性、保存性的要求。

　　在我国,传送红头文件一直是党政各级机关以及企事业单位实现上情下达的唯一正式渠道。每天都有大量的公文通过传统的邮递方式流转于全国各地，协调和维持着各级行政部门的正常运转。因此也是国内电子公文的一种主要形势。而办公自动化是现代办公必然趋势，但是随着时代的变迁、社会的发展、技术的进步，传统邮递红头文件的方式的弊端日渐明显，并且随着办公自动化的推广应用，原有的公文管理模式已远远不能满足党政各级机关以及企业单位信息化建设的需要。

　　邮递方式传送公文的弊端

　　 速度慢：在国内，以邮递方式发送公文，至少需要3至4天的时间，多至数周时间；

　　 易丢失：在邮递过程中，很容易发生由于地址不详，邮递员疏忽等原因造成的丢失；

　　 易泻漏：由于邮递过程复杂，手续繁多，公文泻漏的可能性相对较大。

　　电子公文的优势

　　电子公文，将纸质公文(特别是其红头和公章，签名等)通过专有的技术处理成为数字化信息，并且以完善的安全技术手段解决了相应的数据传送和输出的问题，从而实现利用计算机网络进行公文的管理以及远程传送，为各种办公自动化系统的推广实施铺平了道路。电子公文现行方式有了质的提高，具有速度极快，保密性好，易于存档，不会丢失，版面规范等显著优点。

　　电子使用专用硬件对整个文件作运算，大大提高了可靠性；而软件和硬件双重加密及独特的打印防伪技术，保证在任何情况下（包括机械故障或人为损坏）都不能将公章打印到别的文件上，或将公章签名等盖到空白页上，保证打印数据不会被人窃取。在全过程中，将电子红头、电子公章及签名与文件紧密结合起来，用任何方法都不能拆开。