国内目前最大的医药流通企业的连锁店也没有超过1500家，但在美国，最大的连锁企业已有4000多家药店，每天有无数货车在路上进行配送，其管理成本却相对很低。一般来讲，经营规模越大，意味着管理成本越高。以华氏大药房为例，从1998年成立至今已发展成为拥有1214家门店的跨省市药品零售连锁企业，上海市内273家直营门店和控股、特许连锁、加盟店分布在全市19个区县的各主要街道和社区，另外在贵阳、安徽黄山、六安和江西等外地控股公司也有900多家门店。
这些分布在全国的药店，以什么方式管理呢？总经理如何知道每天的营业额是多少？对于华氏大药房而言，只有建立标准化的信息管理系统，才能解决连锁药店在扩张中的问题。
连锁药店的特殊需求
华氏大药房办公室主任金思聪介绍，华氏大药房当初成立时已有36家门面店，为了加强管理，华氏的信息化工作开展比较早，2000年华氏信息网络全面建设完成，目前信息化方面的主要工作是根据实际要求对系统进行升级，并建立员工网络培训系统。
金思聪主任说：“目前各行各业都在进行信息化的推进工作，但作为药品零售企业，连锁药店的信息化工作有其特殊性。”
首先，信息系统应符合GSP规范（药品经营质量管理规范）、药品按批号、批次、效期管理； 处方药、非处方药的分别管理；毒麻药品、 贵重药品的管理等；此外，支持同一药品的多种计量单位管理（如粒、颗、瓶、毫克、毫升等等），同时能解决包装变化造成的主辅计量单位的频繁变化；对已公布的配方禁忌的提示等。
其次，配送中心与连锁企业ERP及门店管理系统应无缝集成。连锁药店在设计信息系统时必须将配送中心\连锁总部业务管理\门店管理作一体化集成设计，配送中心信息系统又必须与车辆运输信息系统及自动化仓库控制系统集成，不能形成新的信息孤岛。
再者，建立先进的数据交换平台。传统的C/S架构通过电话线拨号、专线方式，要支持上百家连锁药店的正常运作是有一定困难的，其数据传送是缓慢的。医药连锁企业的连锁药店管理系统应当是基于WEB的解决方案，将以低成本高速度支持数千家连锁药店的正常高效运作。
最后，引入工作流管理，实现数据流驱动业务流。将数据库技术和流程管理技术结合起来，利用工作流来串联一项工作的不同阶段。各种单据处理后的不同状态，系统将自动传送到后续处理人的处理窗口中；下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当前状况，并且可以选择其中任意一项工作(邮件)切换到相应单据进行处理。
软件供应商
凭成熟案例选择
金思聪告诉记者，现阶段市场上的软件供应商有很多，但真正能符合要求的却很少，许多公司出于对医药流通领域信息市场的吸引和自身炒作的需要而推出医药版软件。更有甚者，将一套商场、超市的进销存软件稍加改动，就变成一套医药软件，因此选择信息化解决方案提供商要慎重。一套医药行业的应用信息系统，开发商如果没有在医药行业浸淫多年，结果出来的多半是测试版。
因此，选择医药软件供应商应首先看其有没有成熟的案例；其次要考察是否其提供的软件符合本企业当前现状和发展趋势，同时将差异点作为二次开发要求；第三应考察软件供应商的售后服务能力和售后响应速度，服务能力的延伸对企业信息系统的稳定性及企业的永续经营是必要条件之一；第四要考察软件供应商对本行业了解的深度，因为越能深入问题者，越能解决问题。
金思聪介绍，2003年刚成立江西黄庆仁栈华氏大药房有限公司在信息化推进过程中所需的医药行业信息系统的整体解决方案，以及从数据库、中间件、终端传输软件到UNIX服务器在内的软硬件产品都由IBM提供。金思聪说，从软件、硬件直至集成的综合解决方案都选择IBM是因为IBM曾为多个医药流通企业成功提供过信息化解决方案。
消除潜在亏损
金思聪认为，信息系统除了要满足企业经营管理的需要，还要满足药品监督管理局对于药品批号管理、效期管理、饮片管理等要求，此外还需要操作简单，因为药品零售企业的每个门店不可能都有专业的技术人员。
华氏大药房连锁曾在一个400平方米的货仓里存放上千种药品，过去只能凭借管理员的经验和记忆找药，常常几个人也找不到需要出库的药品。通过在管理系统中引入货位观念，药品入库时根据库房的空位，确定货位号，并录入电脑，出库时按货位号出票，实现了快速准确的药品分拣。现在一个4000平方米的货仓、上万种药品，一个人就能准确快捷地实现药品按批次出库。华氏大药房连锁药店的配送中心的上万种商品，包括中药、西药、饮片、医疗器械等，都通过计算机进行高效管理，而以往靠人力管理很难做好。
谈到华氏大药房的物流，金思聪信心十足。她表示，连锁药店进行信息化建设后，已经实现了终端单品的进销存管理，带来的直接效果是管理层能够清楚地知道某种药品在去年同一时期卖了多少，每个门店的陈列及实际的净销售，从而能够对最新的销售计划作出正确的评估。
在金思聪看来，药品零售企业能不能良性运转，最重要的因素是商品的流动性。一些医药零售企业账面上是盈利的，但是由于对库存状况不能够完全清晰把握，有些药品可能在仓库中存放已经超过有效期而成为废品，但是这在账面上无法体现出来，实际上已经形成了潜在亏损。通过信息化建设，华氏大药房连锁药店实现了对应收账款、药品效期、库存等方面的高效管理，企业的资金流、物流、信息流都变得十分通畅，从而提升了公司的市场竞争力。
全员培训信息化
为了更好地应用管理系统，华氏大药房对于员工的培训也紧锣密鼓地进行着。为了更好地完成培训任务，华氏大药房对信息化改造涉及到的每个部门及环节，共同制订了详细、科学的培训内容和培训目标。如采购员要负责采购合同、采购定单及采购入库的管理，因此对采购员的培训要详细讲解采购模块的功能，并结合实例固化采购业务在计算机上的流程，进而加强采购人员的操作能力，以达到熟练掌握功能模块的目的。又如门店操作人员负责在门店零售商品的清货、收货、销售、汇总、日结，并将数据上传总部，所以对门店管理人员的培训必须包括总部与门店业务的全貌，重点强调每天的数据刷新、清货、汇总和上传的操作方法，使门店和总部保持畅通的数据交互。
为了更加有效地推进员工培训工作，华氏大药房经过近4个月的严格考察、评估，选择英时网络考试系统PowerExam 5.5构建公司的网络考试平台。近日，华氏大药房人力资源部使用PowerEx?鄄am 5.5组织了连锁体系的全员分级考试，获得了成功。同时，华氏大药房根据自己特定的情况，还要求英时软件公司对PowerExam 5.5进行了针对需求的定制，并在考试过程中进行了远程技术支持，保障了全员考试的进行。
