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    高效办公文档处理应用课程
    作者: 罗庆丰
    出处: 天极办公软件
    责任编辑: Shiny
    [ 2004-04-04 13:01 ]


     
    天极网软件频道“办公软件”专栏
      最新推荐
     
     办公软件实际应用课程:高效办公文档处理

      办公室中我们经常会编辑打印各种文档、资料、信函、信封等等,如何有效提高工作效率是大家最关心的问题。今天我们组织了下四种常用的实际应用课题:Word样式、模板、长文档以及邮件合并的使用,每一种应用都采用提出问题、解决问题、举一反三的方法,帮助大家详细了解并很快上手使用。
      说明:本课程所有操作演示均以Word2003为例,其他版本同样可以仿照操作。低版本没有任务窗格,为了方便学习建议使用Word2002以上的版本。
    关键字 Word样式  Word模板 邮件合并 长文档   OFFICE 金山 其他 办公专题

     

             
     
      使用Word样式提高工作效率

      使用Word的朋友都希望通过好的途径提高自己的工作效率,其中样式绝对是重要的途径之一。日常运用Word工作时,我们除了文档的录入之外,大部分时间都花在文档的修饰上。

      本课程将通过一个典型的原始案例文档展开,建议大家先下载原始案例文件,并保留备份。文章末尾还提供了案例的最终效果文件,大家可以参考检查自己的学习效果。

      文章导读:

      一、提出应用性任务
      (一) 如何利用样式快速地格式化文档?
      (二) 如何让企业的公文具备统一的格式?
      二、基本应用能力训练
        (一) 理解样式的概念
        (二) 使用现有的样式格式化文档
        (三) 让样式符合个性的需求
          使用“修改法”定制现有样式
          修改“正文”样式
          使用“命名法”创建个性的样式
          使用“从头创建法”创建自己的样式
        (四) 应该掌握的样式基本技能
          重命名和删除无用的样式
          查找和替换样式
          为样式添加快捷键
        (五) 体验样式在文档格式化中的高效率
        (六) 样式的扩展应用-文档标题多级编号
      三、总结

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      Word模板使用全解析

      大部分Word用户都有使用模板的经历,不管你是否已经意识到,模板确实是提高Word文档书写工作效率的另一重要途径。那些希望使自己制作的各种企业文档统一规范的朋友,通过样式和模板的组合使用,可以得到完整的解决方案。

      本课程将在前面介绍过的Word样式的基础上,进一步学习获得和实施文档统一规范解决方案所需的各种基本能力,并且学习使用模板提高实际工作效率所需的必备基本技能。

       文章导读:

    一、应用性任务
      (一)如何利用现有模板提高工作效率?
      (二)如何让企业的文档统一和规范?

    二、基本应用能力训练
      (一)理解模板的概念
      (二)认识模板和样式的关系
      (三)使用现有的模板创建文档
      (四)创建适合自己的模板
        1. 使用“修改法”创建自己的模板
        2. 使用“原型法”创建自己的模板
        3. 使用“汇编法”创建自己的模板
      (五)使用自己的模板创建新文档
      (六) 使用其它模板改变现有文档风格

    三、总结

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      邮件合并的综合运用

      在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗?

      其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手(文章中提供案例原文件下载)。

    文章导读:
    一、什么是“邮件合并”
    二、什么时候使用“邮件合并”
    三、邮件合并的三个基本过程
       1.建立主文档 2.准备数据源 3.将数据源合并到主文档中
    四、实例详细剖析
      1.根据Excel客户资料表批量书写信函(重点:将数据源合并到主文档中)
      2.根据Excel客户资料表批量制作信封(重点:主文档的制作与修饰)
      3.根据Access工资数据表批量制作工资条(重点:熟练使用“邮件合并”工具栏)
    五、总结

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      长文档的制作

      在日常使用Word办公的过程中,长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂,内容也较多,如果方法不正确,整个工作过程可能费时费力,质量还难以保证。

      本课程专门讨论长文档的制作的方方面面,在介绍合理制作观念的同时,提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能。文章中提供处理前和处理后的.doc文件供大家下载参考。

      文章导读:

      一、提出应用性任务
        (一) 如何制作长文档的纲目结构?
        (二) 如何为长文档设置多级标题编号?
        (三) 如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注?
        (四) 如何为长文档编制目录和索引?
      二、基本应用能力练习
        (一) 合理的工作观念
        (二) 在大纲视图中工作
          在大纲视图中建立纲目结构
          在大纲视图中调整纲目结构
        (三) 多级标题编号
        (四) 插图的编号和交叉引用题注
        (五) 目录和索引的制作
          目录的制作
          索引的制作
      三、总结

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