人事档案在一个公司（单位）机构中扮演着非常重要的角色，无论是对员工进行加薪、培训，还是涉及到分房、晋职都少不了它。随着科学技术的发展，大多数公司（单位）机构的档案都已经电子化了----可通过计算机来进行查询、修改，显得非常的方便。但一个不可避免的事实是：在电子文档尚没有具有一定的法律效力之前，电子化的档案只是作为查询之用，涉及到修改还得誊写或打印到纸质媒介上。因此这里便涉及到电子档案打印格式控制问题。此外，在劳动工资的一些报表上会频繁地使用到档案的有关数据，如何调用这些数据使其有机地融合到这些报表格式中来呢？
由于大多数中小型企业员工并不多，因此对档案数据组织的数据库用微软的Access便足以应付。事实上也是如此，许多定做的或通用的这类软件，无论它是用VB还是C语言开发的，组织数据的都是Access。它们对于打印格式的控制都非常的弱，这对于我们这些办公人员来说的确是一个不幸的消息。经过摸索，我终于找到一种很好的解决方法，下面就让我们交流这方面的经验。对，我们将要谈的是如何制作一个能随意控制打印格式的人事档案。
一、解决思路
对于文档格式的处理，大家毫不置疑地会想到文字处理软件，没有什么软件比它们更善长于此了。事实上我的方法也正是利用它们这方面的功能以及对数据库的调用，档案的数据则采用数据库来进行组织。
二、有关工具
1、Access2000
Access是微软推出的Office中的一个重要组成部分，它是一种通用的桌面数据库管理系统，能够建立比较大型的数据库，也可方便地对创建的数据库进行添加、修改和查询操作。它友好直观的用户界面，可以帮助一般的用户不用学习高深的数据库知识，就可以建立起一个不错的数据库系统。
2、办公之星V2.53
这是一套新推出的文字处理软件，它的文字处理功能足以与WORD、WPS媲美。值得一写的是它强大的数据库调用功能，以及能对每一个编辑对象设定打印状态从而实现精确套打，再加上对象保护、工作表加密、文档加密的多重保护措施使它足以胜任我们的任务要求。随着时间的推移，相信它出色的表现必将使之成为文字处理软件领域一匹耀眼的黑马！
三、操作步骤
1、建立档案数据库
1）创建一个新的空档案数据库
①启动Accesee程序，此时弹出一个对话框，它包括“新建数据库”和“打开已有数据库”两个选项组。在“新建数据库”中，包括“空数据库”和“数据库向导”两个选项。若选择“空数据库”选项，则建立一个新的空数据库。我们这里选择它，并单击“确定”按钮；
②在弹出的对话框界面中，为要创建的新的数据库命名，选择好它存放的路径，再单击“创建”按钮。我们这里将要创建的档案数据库命名为archives.mdb，存放于D盘根目录下；
③至此一个新的空档案数据库已经建成，系统会在屏幕上弹出一个如图1所示的界面。该窗口左边列出了可以新建的七种对象，如表、查询、窗体、报表等。对应于这些对象，右边窗口中列出创建时的相应选项。选中这些对象选项，并单击“新建”按钮，便可进行下面有关的数据库操作了。
