办公之星轻松排公文

　　办公之星综合了文字处理、电子表格、辅助管理等诸多功能，特别适合办公一族使用。今天笔者就向朋友们介绍利用办公之星完成公文排版的一些技巧。

　　熟悉公文格式

　　如果你是在机关办公室工作的话，那么应该非常熟悉公文格式了。其实，公文格式的规矩多着呢，国家质量技术监督局在2000年正式颁布实施《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）国家标准，该标准在公文用纸纸型、幅面尺寸、用纸质量、印制和装订、公文组成等方面，作出了非常明确的规定。

　　1.公文用纸的纸型和边距

　　公文用纸一般采用国际标准A4型，大小为210mm×297mm，而非学校常用的16开纸。公文版心大小为156mm×225mm（不含页码），公文用纸上白边为37mm±1mm，下白边为35mm±1mm；公文用纸左白边为28mm±1mm，右白边为26mm±1mm。

　　2.公文眉首

　　公文眉首须置于公文首页红线上（宽度为版心规格156mm），按排列顺序依次为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、红线等部分。

　　秘密等级使用3号黑体字，顶格标志在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需要标出保密期限，使用3号黑体字，顶格标志在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　紧急程度使用3号黑体字，顶格标志在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需要同时标出秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标在版心右上角第1行，紧急程度顶格标在版心右上角第2行。

　　发文机关名称由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成，发文机关标志上边缘至版心边缘一般为25mm。发文机关标志使用小标宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22mm×15mm。联合行文时主办机关名称应当排列在前，如加“文件”，应置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关名称下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份和序号用阿拉伯数码标志；年份使用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

　　上报的公文应标出签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标志签发人姓名。

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色线。

　　3.公文主体

　　公文主体为公文首页红线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、机关印章、附注等部分。

　　公文标题的位置应当处于红线下空2行，使用2号小标宋体字，居中排布，宽度不超过版心（156mm）；2行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　4.公文正文

　　公文正文位置在主送机关名称的下1行，每个自然段左空2字，使用3号仿宋体字，如果公文正文中有小标题，则必须使用3号黑体字，这里可不能使用彩色字呀，而数字、年份也不能回行，公文每页一般排22行，每行28个字。

　　公文如果有附件，必须在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标志“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号，如有序号，使用阿拉伯数字，附件应当与公文正文一起装订，并在左上角第1行顶格标志“附件”或者“附件及序号”；假如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标志公文的发文字号，并在其后标志“附件”或者“附件及序号”。

　　5.成文日期和机关印章

　　成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”，机关印章必须使用红色，加盖印章应当距正文2~4mm，端正居中，下压成文日期，不能出现空白印章。

　　6.公文版记

　　公文版记是指主题词及其主题词以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、抄送、印发机关和印发日期、印数。关于公文版记更详细的说明见图2和《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）国家标准，这里就不多说了。